Eilen keskiviikkona Säijän koululla pidetyssä valtuuston kokouksessa jätin ensimmäisen valtuustoaloitteeni. Valtuustoaloitteen allekirjoitti yhteensä 30 valtuutettua.
Tällä hetkellä kunnan toimesta toimitetaan autokuljetuksena ainakin yksi, parhaina viikoina useita kierroksia kirjekuoria ympäri kuntaa, kun kunnanhallituksen, -valtuuston ja lautakuntien jäsenille toimitetaan kokousmateriaaleja. Matkaa kertyy varmasti useampi sata kilometriä kerralla per matka. Tähän lisätään kopiointi ja työtunnit kun paperipinoja tulostellaan, laitetaan kuoriin ja leimataan osoitteet jne. Jokainen työvaihe vie työaikaa ihan hurjasti, kustannuksista puhumattakaan.
Jo nyt monissa kunnissa sähköinen kokoustaminen on arkipäivää. Esityslistat ja liitemateriaalit on haettavissa kunnan intrasta ja ladattavissa omalle kannettavalle tai tabletille. Halutessaan kukin voi tulostaa itselleen sen paperin kun haluaa. Kokouspaperit ovat aina mukana ja niihin voi palata aina kun haluaa ja kun kone on mukana. Tänä päivänä siis lähes 24/7.
Itse olen jo työnkin puolesta liikkuvaa sorttia. Junassa istuessa olisi hyvä lukea kokoisasiakirjoja tabletilta, sen sijaan että raahaan välillä isoa ja painavaa paperipinoa pitkin viikkoa ja viikonloppua käsilaukussa tai repussa. Myös edellisen viikon papereihin ja muistiinpanoihin voin palata vain, kun olen kotona kirjekuoripinon ääressä. Pino on jo näin puolenvuoden aikana noussut melkosiin korkeuksiin. Ohessa kuva yli 30cm pinoista paperia. Ekologisuus ja taloudellisuus on todellakin kaukana.
Siksi siis aloite. Herättämään keskustelua ja pakottamaan meidät pohtimaan uusia toimintamalleja.
VALTUUSTOALOITE
18.9.2013
Nykyisin kaikki kokousmateriaali kopioidaan, siirretään kirjekuoriin ja toimitetaan autokuljetuksella valtuutetuille, kunnanhallituksen ja lautakuntien jäsenille. Toimintamalli ei varmasti ole edullinen eikä myöskään ekologisesti ajateltuna kovin järkevä toimintatapa. Naapurissamme Vesilahdella otettiin huhtikuussa kunnanhallituksen työskentelyn apuvälineiksi tablettitietokoneet. Olisiko Lempäälässäkin jo aika siirtyä nykyaikaiseen sähköiseen ja siis paperittomaan kokouskäytäntöön?
Sähköiseen järjestelmään siirtyminen edellyttää kunnan ict-valmiuksien nostamista asian vaatimalle tasolle. Luottamushenkilöt tarvitsevat oman sisäinen alusta kunnan verkkoon ja mahdollisuuden kannettavan tietokoneen tai tabletin käyttöön. On selvää, että järjestelmään siirtyminen edellyttäisi myös koulutusta ja käyttäjätukea aluksi muutamien kokousten yhteydessä.
Kokouksissa olisi jatkossa käytössä sähköinen aineisto, ja osallistujat seuraisivat asioiden käsittelyä omilta koneiltaan. Kokousmateriaalit olisivat noudettavissa esimerkiksi kunnan verkkosivuilta tai sisäisestä verkosta. Tämä toisi joustavuutta kokousasiakirjoihin tutustumiseen, kun ne olisivat saatavilla aina silloin kuin niitä tarvitaan ja kun yhteys internetiin on olemassa. Myös asiakirjojen tulostaminen verkosta tulisi olla myös mahdollista.
Uskon, että kopiointi- ja kuljetuskustannusten poistuminen kattaisivat merkittävän osan muutoksesta. Oleellinen muutos olisi kuitenkin toimintatavan muuttuminen joustavammaksi sekä työprosessissa säästyisi aikaa ja vaivaa. Hyviä esimerkkejä ja malleja paperittomuudesta ja vaadittavista ohjelmista on saatavissa jo useasta kunnasta.
Esitän, että Lempäälässä tehdään suunnitelma ja aloitetaan kokeilu esimerkiksi kunnanhallituksen ja jonkun erikseen valitun lautakunnan toimesta paperittomaan kokouskäytäntöön siirtymiseksi. Kokeilu toteutettaisiin vuoden 2014 aikana, jonka syyspuolella tehtäisiin kokeilusta saatujen arvioiden perusteella päätös mahdollisesta siirtymisestä paperittomaan kokouskäytäntöön.
Riina Aspila
Riina Aspila (kok.) 